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So finden und mieten Sie den besten Veranstaltungsplaner


Die Einstellung eines externen Veranstaltungsplaners muss keine schwierige Aufgabe sein. Sie müssen die besten Veranstaltungsplaner für Ihre Bedürfnisse ausfindig machen und sorgfältig prüfen, bevor Sie sich für einen solchen entscheiden. Zunächst sollten Sie jedoch genau wissen, was Sie vom Veranstaltungsplaner verlangen.

Bestimmen Sie Ihr Ziel

Bevor Sie mit der Suche beginnen, müssen Sie das Ziel des Ereignisses, das Budget, mit dem Sie arbeiten, und den Grund für die externe Einstellung ermitteln.

Sie möchten in der Lage sein, die Grundzüge der Veranstaltung und ihre wichtigsten Ziele zu kommunizieren.

Sobald Sie Ihre Ziele definiert haben, werden einige klare Ideen über das Thema und die Botschaft, die Sie vermitteln möchten, aufgedeckt.

Jetzt sollten Sie das Budget für einen Planer bestimmen und bestimmen, was von ihm erwartet wird. Ein Veranstaltungsplaner kann den Veranstaltungsort auswählen, Speisen- und Getränkeoptionen empfehlen, Referenten und Unterhaltung anbieten, am Tag der Produktion vor Ort sein und die Einladungen erstellen.

Wenn Sie nicht alle der oben genannten Aufgaben alleine erledigen können, müssen Sie die Suche nach einem Veranstaltungsplaner starten.

Finden Sie Ihren Veranstaltungsplaner

Unabhängig davon, ob es sich um eine gesellschaftliche Veranstaltung oder eine geschäftliche Besprechung handelt, bleiben die Regeln für die Einstellung eines Veranstaltungsplaners oder Caterers gleich: Sie möchten jemanden einstellen, der Erfahrung mit der Erstellung Ihrer Art von Veranstaltung hat.

Mundpropaganda ist eine Möglichkeit, einen Veranstaltungsplaner zu finden, sei es eine Jubiläumsfeier, ein Frühstückstreffen, ein Wochenendtrip oder eine andere Art von Veranstaltung. Es ist jedoch nicht immer der effektivste Ansatz.

Wenn Sie nach dem besten Veranstaltungsplaner für Ihre Angelegenheit suchen, suchen Sie nach einem Unternehmen mit Erfahrung und einem guten Ruf in der Community der Veranstaltungsplaner. Peer-Reputation kann ein stärkerer Indikator sein als Referenzen von Freunden.

Wenden Sie sich an das nationale oder lokale Kapitel von Meeting Professionals International, der International Special Events Society oder der National Association of Catering Executives.

Wenn Sie wissen möchten, wer in Ihrer Region einen guten Ruf hat, wenden Sie sich an das örtliche Kongress- und Besucherbüro oder die Handelskammer. Sie können sich auch an die Verkaufsabteilung eines Hotels wenden.

Interview Bewerber

Die meisten Veranstaltungsplaner freuen sich auf Ihre Veranstaltung. Geben Sie ihnen zunächst kurze Details und konzentrieren Sie sich in der ersten Interviewrunde auf ihr Fachwissen.

Reduzieren Sie Ihre Kandidatenliste auf die drei stärksten Bewerber.

Sie sollten dann jeden Finalisten oder jedes Unternehmen nach seinem Geschäft, seinen Erfahrungen mit vergangenen Ereignissen und der Planung von Eventualitäten fragen. Ein guter Planer führt Sie durch eine Diskussion über die allgemeinen Ziele Ihrer Veranstaltung, den Zeitplan, das Budget, die Anzahl der Gäste und Ihre persönlichen Vorlieben. Außerdem werden Fragen zu Ihrer Organisation gestellt. Derjenige, der gerne Ihre Ziele und Ihre Veranstaltung kennenlernt, wird sich von den anderen abheben.

Obwohl es nicht immer möglich ist, einen Bewerber während der ersten Gesprächsrunde persönlich zu treffen, insbesondere wenn Ihr Programm außerhalb der Stadt liegt, kann dies ein entscheidender Schritt bei der Auswahl des richtigen Planers sein. Sie wollen den Kandidaten, der eine echte Beziehung zu Ihnen hat.

Der letzte Schritt besteht darin, auch die Referenzen Ihrer Kandidaten zu überprüfen. Setzen Sie sich mit früheren Kunden in Verbindung und stellen Sie sicher, dass es in ihrer Vergangenheit keine verpatzten Ereignisse gibt.

Treffen Sie Ihre Auswahl

Nun ist es an der Zeit, Ihre Auswahl auf einen zu beschränken.

Sobald Sie die Einstellung vorgenommen haben, sollte der Veranstaltungsplaner in der Lage sein, einen detaillierten Plan für die Veranstaltung mit Ihnen zu teilen. Es ist die Zeit, um kreative Ideen herumzuschleudern und die Ideen herauszuwerfen, die nicht funktionieren.

Hammer das Budget heraus

Viele Menschen, die zum ersten Mal eine Veranstaltung organisieren, möchten eine Champagner-Veranstaltung zu einem günstigen Preis. Ihr Veranstaltungsplaner kann das Beste aus Ihrem Budget herausholen, muss jedoch möglicherweise Ihre Vision ein wenig auf den Boden bringen.

Sie müssen zusammenarbeiten, um ein realistisches Budget zu erzielen. Vergessen Sie nicht, herauszufinden, welche Gebühren vom Veranstaltungsplaner erhoben werden und wie sie in das Budget einbezogen werden. Die Gebühren für den Veranstaltungsplaner und die Gebühren variieren stark.

Sie werden aufgefordert, dem Veranstaltungsplaner Einzahlungen, Unterlagen und Verträge sowie die Veranstaltungsorte und die angebotenen Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen. Wie immer sollten Sie Verträge vor der Unterzeichnung durch einen Rechtsanwalt überprüfen lassen.

Nachverfolgen

Die meisten schlechten Dinge, die im Zusammenhang mit der Veranstaltungsplanung auftreten, sind auf mangelnde Nachverfolgung zurückzuführen. Die Veranstaltungsplanung erfordert eine effektive Abstimmung der Logistik. Mit anderen Worten: Bleiben Sie auf dem Projekt und zwingen Sie den Veranstaltungsplaner nicht, ohne Ihre Eingaben wichtige Entscheidungen zu treffen.

Wenn alles wie geplant verläuft, läuft der Veranstaltungsplanungsprozess reibungslos ab und Sie haben Ihrem Netzwerk einen hervorragenden Veranstaltungsplaner für zukünftige Anforderungen hinzugefügt.

Wenn der Prozess vor dem großen Tag einen Haken hat, treten Sie ein und arbeiten Sie an der Korrektur. Missverständnisse können geklärt werden. Unerwartete Probleme können behoben werden.

Seien Sie jedoch darauf vorbereitet, falls alles andere fehlschlägt, Ihren Ereignisplaner auszulösen und zu einem Backup zu gehen.

So finden und mieten Sie den besten Veranstaltungsplaner

FAQ - 💬

👉 Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, ist die Wahl der richtigen Location ein entscheidender Erfolgsfaktor. Ihre Veranstaltungs-Location sollte dem Geschmack Ihrer Zielgruppe entsprechen und Platz für all das bieten, was auf Ihrem Programm steht.

👉 Nach durchschnittlich 24 Stunden erhalten Sie ein unverbindliches Angebot für Ihre Anfrage. So verlieren Sie keine Zeit bei der Eventplanung. 1. Suchen Entdecken Sie unter unzähligen Eventlocations die Location, die sich perfekt für Ihre Veranstaltung eignet.

👉 1. Suchen Entdecken Sie unter unzähligen Eventlocations die Location, die sich perfekt für Ihre Veranstaltung eignet. Mithilfe der Filter werden die Locationvorschläge individuell auf Ihr Event abgestimmt.

👉 Veranstaltungs-Tipp #1: Am Anfang steht das Ziel. Klingt paradox, ist aber bei der Planung einer Veranstaltung nicht zu verachten, schließlich bauen alle weiteren Planungsschritte auf Ihrem Ziel auf. Legen Sie fest, was Sie Ihren Gästen mit dem Event vermitteln wollen und welchen Outcome Sie anstreben.


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